🏠 نظرة عامة على النظام
نظام متكامل لإدارة المراسلات الرسمية (الواردة والصادرة) بنوعيها الخارجي والداخلي، مع نظام اعتماد متكامل لضمان صحة الردود قبل إرسالها.
📌 أنواع المعاملات
| الرمز | النوع | الوصف |
|---|
| و | وارد عام | رسائل واردة من جهات خارجية (وزارات، شركات، أفراد) |
| ص | صادر عام | رسائل صادرة إلى جهات خارجية |
| صد | صادر داخلي | تحويل معاملة من الإدارة إلى قسم داخلي |
| ود | وارد داخلي | معاملة تصل للقسم الداخلي للمعالجة |
🗂 التبويبات الرئيسية
| التبويب | ما يعرضه |
|---|
| جميع الرسائل | كل المعاملات النشطة (وارد + صادر) مرتبة بالتاريخ |
| الوارد | البريد الوارد الخارجي فقط |
| الصادر | البريد الصادر الخارجي فقط |
| صادر داخلي | المعاملات المحوَّلة من الإدارة إلى الأقسام |
| وارد داخلي | المعاملات الواصلة للأقسام الداخلية |
| تقارير | إحصائيات ومؤشرات شاملة |
| بحث متقدم | بحث بمعايير متعددة |
| الأرشيف | المعاملات المؤرشفة (المكتملة) |
💡 تلميح: يمكنك الوصول السريع لأي ميزة بالنقر على اسمها في الشريط الجانبي يسار هذا الدليل.
🔑 تسجيل الدخول
1
أدخل اسم المستخدم
الافتراضي: 1
2
أدخل كلمة المرور
الافتراضية: 1
3
اضغط Enter أو زر «دخول»
يمكن الضغط على Enter مباشرة بعد كتابة كلمة المرور
💡 يمكن إضافة مستخدمين جدد أو تغيير كلمات المرور من الإعدادات ← تبويب المستخدمون.
⚠ عند تسجيل الخروج تبقى جميع البيانات محفوظة — فقط الجلسة تنتهي.
🖥 التعرف على واجهة البرنامج
| العنصر | الوظيفة |
|---|
| 🔵 شريط العنوان | اسم النظام + أزرار التصغير/التكبير/الإغلاق (قابل للسحب في تطبيق Windows) |
| 📋 شريط القوائم | ملف (حفظ/استعادة/خروج) · تقارير · الأرشيف · ❓مساعدة |
| 🛠 شريط الأدوات | أزرار الوصول السريع: وارد/صادر جديد، تعديل، حذف، أرشفة، ملصق، طباعة، تقارير، مساعدة، إعدادات |
| 📑 التبويبات | التنقل بين أقسام البرنامج — العداد بجانب كل تبويب يوضح عدد السجلات |
| ⚡ شريط الإجراءات | أزرار العمليات السريعة + مربع البحث الفوري |
| 📋 قائمة المعاملات (يمين) | قائمة السجلات — انقر على أي سطر لعرض تفاصيله — انقر مزدوجاً لتعديله |
| 📄 لوحة التفاصيل (يسار) | تفاصيل المعاملة المحددة + شريط التقدم + صندوق المراجعة + سلسلة التحويل + المرفقات |
| 📊 شريط الحالة | عدادات فورية: الوارد / الصادر / داخلي صادر / داخلي وارد / الأرشيف + التاريخ والوقت |
💡 النقر مزدوج على أي معاملة في القائمة يفتح نموذج التعديل مباشرة دون الحاجة لضغط زر «تعديل».
🎨 دلالة الألوان
- و أزرق = بريد وارد خارجي
- ص أخضر = بريد صادر خارجي
- صد بنفسجي = صادر داخلي (تحويل للقسم)
- ود أزرق مخضر = وارد داخلي (معاملة للقسم)
- ⚠ يستلزم رد أصفر = في انتظار رد القسم
- ✓ تم الرد أخضر = أُنجز الرد
- 📎 بجانب الموضوع = المعاملة تحتوي مرفقات
📥 البريد الوارد
لتسجيل خطاب أو معاملة واردة من جهة خارجية:
1
اضغط «وارد جديد»
من شريط الأدوات، شريط الإجراءات، أو تبويب الوارد
2
رقم الكتاب والسرية
الرقم يُولَّد تلقائياً (مثال: 2026/001/و) — حدد مستوى السرية إن لزم
3
التواريخ
تاريخ الاستلام * (مطلوب) · تاريخ الوثيقة الأصلي · رقم المرجع
4
بيانات الجهة
الجهة الوارد منها * (مطلوب) · طريقة التسليم · اسم المستلم
5
الموضوع والتفاصيل
الموضوع * (مطلوب) · عدد المرفقات · ملف الحفظ · المتابعة · الرد
6
أضف مرفقات إن وجدت
صور، PDF، Word، Excel — راجع صفحة «المرفقات»
7
اضغط «حفظ»
تُسجَّل المعاملة فوراً برقمها الجديد
↩ الرد السريع على وارد
حدد معاملة واردة ← اضغط «رد» ← يفتح نموذج صادر مُعبَّأ تلقائياً بالجهة والموضوع والمرجع.
⚠ الحقول المطلوبة مُشار إليها بنجمة * — لن يُكمل الحفظ بدونها.
📤 البريد الصادر
لتسجيل خطاب أو معاملة صادرة إلى جهة خارجية:
1
اضغط «صادر جديد»
الرقم يُولَّد تلقائياً بصيغة ص/2026/015
2
التواريخ والجهات
تاريخ الإرسال * · الجهة الصادر لها * · اسم المستلم · طريقة التسليم
3
الموضوع والتفاصيل
الموضوع * · عدد المرفقات · ملف الحفظ · اسم الموظف مُعِد الخطاب · القسم
4
اضغط «حفظ»
يظهر في تبويب الصادر
🔧 إجراءات أخرى على المعاملة
| الزر | الوظيفة |
|---|
| ✏ تعديل | تعديل أي بيانات على المعاملة (أو انقر مزدوجاً على السطر) |
| 📁 أرشفة | نقل المعاملة المكتملة للأرشيف دون حذفها — يمكن التراجع |
| 🗑 حذف | حذف نهائي مع تأكيد — لا يمكن التراجع |
📎 المرفقات والمسح
يمكن إرفاق ملفات بأي نوع من المعاملات (وارد، صادر، صادر داخلي، وارد داخلي، رد داخلي).
📥 طرق إضافة المرفقات
📎
زر «إضافة مرفق»
يفتح نافذة اختيار ملفات — يمكن اختيار عدة ملفات دفعة واحدة (PDF، صور، Word، Excel)
📷
زر «مسح / كاميرا»
يفتح الكاميرا مباشرة — مثالي للتابلت والأجهزة اللوحية لمسح الوثائق ورقياً
🖱
السحب والإفلات
اسحب الملفات من جهازك وأفلتها على منطقة المرفقات المظللة داخل النموذج
🔧 إدارة المرفقات
| الزر | الوظيفة |
|---|
| 👁 عرض | فتح المرفق في نافذة جديدة للمعاينة |
| ⬇ تنزيل | حفظ نسخة من المرفق على جهازك |
| 🗑 حذف | إزالة المرفق من المعاملة (مع تأكيد) |
💡 شارة 📎 تظهر بجانب موضوع المعاملة في القائمة — تدل على وجود مرفقات. انقر على المعاملة لعرض قائمة مرفقاتها في لوحة التفاصيل.
💾 تُخزَّن المرفقات محلياً في قاعدة بيانات مخصصة على جهازك (IndexedDB) بسعة كبيرة — لا تُرفع لأي خادم.
🖨 الطباعة
🏷 ملصق المعاملة
ملصق صغير قابل للطباعة على ورق لاصق يحتوي على: اسم الجهة، الرقم، التاريخ، الموضوع، المرفقات، وباركود.
1
حدد المعاملة
انقر عليها في القائمة
2
اضغط «طباعة ملصق»
من شريط الأدوات أو لوحة التفاصيل
3
تأكد من المعاينة ثم اضغط «طباعة»
تفتح نافذة الطابعة القياسية
📄 بيان الاستلام / التسليم
مستند رسمي A4 جاهز للتوقيع يحتوي على تفاصيل كاملة للمعاملة ومكانَين للتوقيع (المستلِم والمسلِّم).
اضغط «طباعة» ثم اختر تبويب «بيان استلام/تسليم» من نافذة الطباعة.
💡 يمكن تخصيص قالب الملصق ومحتواه من الإعدادات ← تبويب 🏷 الملصق.
🔄 التحويل الداخلي
عند وصول وارد خارجي يحتاج معالجة من قسم داخلي، بدلاً من الرد المباشر استخدم «تحويل داخلي» لضمان تتبع دقيق.
1
حدد المعاملة الواردة
من تبويب الوارد أو جميع الرسائل
2
اضغط «تحويل داخلي»
في شريط الأدوات، شريط الإجراءات، أو لوحة التفاصيل
3
اختر القسم من القائمة
انقر على الحقل لتظهر قائمة الأقسام المعرَّفة في الإعدادات
4
اختر الموظف المكلَّف
بعد اختيار القسم تظهر موظفوه تلقائياً للاختيار منهم
5
حدد الموجِّه / المراجع
الشخص الذي سيراجع رد القسم ويعتمده قبل الإرسال الخارجي
6
الموضوع والتعليمات والمرفقات
الموضوع يُعبَّأ تلقائياً — أضف تعليمات للقسم ومرفقات التحويل
7
فعّل «يستلزم رداً» إن لزم
يضع تنبيهاً أصفر للقسم بضرورة الرد
8
اضغط «تنفيذ التحويل»
يُنشئ تلقائياً: صادر داخلي صد/2026/001 + وارد داخلي ود/2026/001
⛓ سلسلة التحويل: في لوحة التفاصيل يظهر قسم «مسار المعاملة» يعرض شريط التقدم المرئي وجميع السجلات المترابطة — انقر على أي سجل للانتقال إليه.
↩ الرد الداخلي
بعد أن يعالج القسم المعاملة ويُعد الرد، يُرسله عبر «رد داخلي».
1
انتقل لتبويب «وارد داخلي»
أو حدد المعاملة ⚠ يستلزم رد من جميع الرسائل
2
حدد المعاملة واضغط «رد داخلي»
يظهر هذا الزر فقط على سجلات نوع «وارد داخلي»
3
أدخل قسمك واسم الموظف مُعِد الرد
اختر من القائمة المنسدلة للأقسام المعرَّفة
4
اكتب نص الرد
يُحفظ داخل النظام ويظهر في لوحة التفاصيل للمراجع
5
أضف مرفقات الرد
الخطاب الرسمي أو التقرير المُعَد — PDF، صور، Word...
6
اضغط «إرسال الرد»
يذهب الرد تلقائياً للمراجع/الموجِّه — لا يصبح صادراً فوراً
⚠ الرد الداخلي يحتاج اعتماد المراجع قبل أن يصبح صادراً رسمياً — راجع صفحة «الاعتماد والإرسال».
✅ الاعتماد والإرسال النهائي
بعد أن يُرسل القسم الرد الداخلي، يصل الوارد الداخلي للمراجع الذي يملك صلاحيتَين:
✅ الاعتماد
1
حدد سجل الوارد الداخلي (الرد)
يمكن تعرُّفه بشارة 👁 قيد المراجعة في لوحة التفاصيل
2
اضغط «✅ اعتماد الرد»
يفتح نموذج إنشاء الصادر الرسمي مُعبَّأً تلقائياً
3
راجع وعدِّل بيانات الصادر
الجهة والموضوع يُسحبان تلقائياً من الوارد الأصلي
4
اضغط «✉ إنشاء الصادر»
ينشئ صادراً رسمياً جاهزاً للطباعة والإرسال — تنتقل جميع المرفقات معه
↩ الإعادة مع ملاحظات
1
اضغط «↩ إعادة مع ملاحظات»
من لوحة تفاصيل سجل الوارد الداخلي (الرد)
2
اكتب ملاحظاتك للقسم
وضِّح ما يجب تعديله أو إعادة صياغته
3
اضغط «↩ إعادة للقسم»
تُعلَّم المعاملة بـ «أُعيدت مع ملاحظات» وتظهر للقسم مجدداً مع نص ملاحظاتك
💡 يمكن للقسم بعد الإعادة تعديل الرد وإعادة إرساله للمراجعة مرة أخرى.
📋 سير العمل الكامل
المسار الكامل لمعاملة من وصولها حتى إرسال الرد الرسمي:
| المرحلة | من يقوم بها | الإجراء | النتيجة |
|---|
| ① وارد خارجي | الاتصالات الإدارية | تسجيل الوارد | سجل و |
| ② تحويل داخلي | الاتصالات الإدارية | ضغط «تحويل داخلي» | سجلَّان: صد + ود |
| ③ معالجة القسم | القسم الداخلي | دراسة المعاملة وإعداد الرد | — |
| ④ رد داخلي | القسم الداخلي | ضغط «رد داخلي» + كتابة الرد | سجلَّان رد: صد-رد + ود-رد |
| ⑤ مراجعة | الموجِّه / المراجع | يُعتمد أو يُعاد مع ملاحظات | اعتماد أو إعادة |
| ⑥ صادر رسمي | الاتصالات الإدارية | ضغط «إنشاء الصادر» | سجل ص جاهز للطباعة |
↩ في حالة الإعادة: يعود الرد للقسم مع ملاحظات المراجع، ثم يُعيد القسم الكرة من المرحلة ④.
🏢 الأقسام والموظفون
من الإعدادات ← تبويب 🏢 الأقسام والموظفون — تعريف هيكل المنشأة الداخلي يجعل التحويل أسرع وأدق.
➕ إضافة قسم
1
اضغط «إضافة قسم»
يضاف قسم جديد في أسفل القائمة
2
أدخل اسم القسم ووصف مختصر
الاسم يظهر في قوائم التحويل والرد
3
اضغط «＋ إضافة موظف»
لكل موظف: الاسم + المسمى الوظيفي + الصلاحية
4
اضغط «حفظ الإعدادات»
تُحفظ جميع التغييرات
🔐 مستويات الصلاحيات
| الصلاحية | الوصف |
|---|
| مدير | وصول كامل — يُعتمد ردوده مباشرة ولا تحتاج موافقة إضافية |
| موظف | وصول تشغيلي — يُعد الردود وتمر على المراجعة |
| مشاهد | اطلاع فقط — لا يُعدِّل المعاملات |
💡 في نافذة التحويل: انقر على حقل القسم لتظهر الأقسام، ثم انقر على حقل الموظف لتظهر موظفو ذلك القسم تلقائياً مع مسمياتهم الوظيفية.
🔍 البحث والتقارير
⚡ البحث السريع
مربع البحث في شريط الإجراءات يبحث فورياً في: الموضوع، الجهة، الرقم، القسم، الموظف — أثناء الكتابة.
🔬 البحث المتقدم
تبويب «بحث متقدم» يتيح البحث بمعايير متعددة:
| المعيار | الخيارات |
|---|
| نوع المعاملة | وارد عام / صادر عام / صادر داخلي / وارد داخلي |
| نطاق التاريخ | من تاريخ — إلى تاريخ |
| الموضوع | كلمة تحتويها |
| الجهة | اسم الجهة أو القسم |
| المتابعة | تحتاج / لا تحتاج |
| السرية | غير سري / سري / سري للغاية |
| السنة | تصفية حسب سنة |
📊 التقارير
تبويب «تقارير» يعرض 9 بطاقات إحصائية فورية:
- إجمالي المعاملات الخارجية · عدد الوارد والصادر
- عدد الصادر والوارد الداخلي · الداخلي الذي يستلزم رداً
- المعاملات التي تحتاج متابعة · السرية · المؤرشفة
إضافة إلى جدول بآخر المعاملات مرتبة بالتاريخ.
⚙ الإعدادات
من زر «⚙ إعدادات» في شريط الأدوات. خمسة تبويبات:
| التبويب | ما يحتويه |
|---|
| ⚙ عام | اسم الجهة (يظهر في المطبوعات) · السنة الافتراضية · التقويم (ميلادي/هجري) |
| 🔢 الترقيم | الرقم التالي للصادر/الوارد/الداخلي · الجهة الافتراضية (تُعبَّأ تلقائياً في كل معاملة جديدة) |
| 🏷 الملصق | قالب الملصق بمتغيرات: %رقم% %تاريخ% %موضوع% %من% %إلى% %مرفقات% · حجم الملصق · الباركود |
| 🏢 الأقسام والموظفون | تعريف الأقسام الداخلية وموظفيها وصلاحياتهم |
| 👤 المستخدمون | إضافة/حذف حسابات تسجيل الدخول وكلمات المرور |
💡 بعد أي تغيير في الإعدادات اضغط «حفظ الإعدادات» في أسفل النافذة لتطبيق التغييرات.
💾 النسخ الاحتياطي والاستعادة
⬇ تصدير نسخة احتياطية
1
من قائمة «ملف» ← «تصدير نسخة احتياطية»
أو زر «تصدير» في شريط الأدوات
2
حدد مكان الحفظ
يحفظ ملف .json يحتوي: جميع المعاملات + الإعدادات + الأقسام + المستخدمين
⬆ استعادة نسخة احتياطية
1
من قائمة «ملف» ← «استيراد نسخة احتياطية»
2
اختر ملف الاحتياطي (.json)
يظهر تأكيد يوضح عدد المعاملات قبل الاستبدال
⚠ الاستعادة تستبدل جميع البيانات الحالية — احفظ نسخة حديثة أولاً إن احتجت الرجوع للبيانات الحالية.
💡 يُنصح بالنسخ الاحتياطي الأسبوعي وحفظه في مكان آمن (قرص خارجي أو خدمة سحابية).
⌨ اختصارات لوحة المفاتيح
| المفتاح | الوظيفة |
|---|
| Enter (شاشة الدخول) | تسجيل الدخول مباشرة بعد كتابة كلمة المرور |
| Esc | إغلاق أي نافذة أو قائمة منبثقة |
| Delete | حذف المعاملة المحددة حالياً (مع تأكيد) |
| نقر مزدوج على سطر | فتح نموذج التعديل مباشرة |
| نقر على عنوان عمود | ترتيب القائمة حسب ذلك العمود (مرة أخرى يعكس الترتيب) |
💡 نصائح سريعة
- استخدم البحث السريع في شريط الإجراءات — يبحث أثناء الكتابة بدون ضغط Enter.
- شريط الحالة السفلي يوضح العدادات الفورية لجميع أنواع المعاملات.
- لوحة التفاصيل تعرض «شريط التقدم المرئي» الذي يوضح أين وصلت المعاملة في مسارها.
- «سلسلة التحويل» في لوحة التفاصيل تعرض جميع السجلات المرتبطة — انقر على أي منها للانتقال إليه.
- يمكن طباعة الملصق أو بيان الاستلام مباشرة من لوحة التفاصيل دون الحاجة لفتح نموذج التعديل.
- الأرشفة لا تحذف المعاملة — يمكن إلغاؤها في أي وقت من تبويب الأرشيف.
📞 بيانات البرنامج
| الإصدار | 4.05 |
| التخزين | قاعدة بيانات MySQL على الخادم + مجلد uploads للمرفقات |
| المتصفحات المدعومة | Google Chrome / Microsoft Edge (الأحدث) |